Za těch několik let jsme vyzkoušeli spoustu placených i neplacených aplikací, které mnohdy zdržovaly od práce a jejich obsluhou jsme spíš ztráceli čas. Dnes s klidnou duší můžeme doporučit 3 “základní” nástroje, bez kterých se nedokážeme obejít. A všechny tři jsou ZDARMA. Protože vám chceme práci s nástroji představit malinko do hloubky, rozdělili jsme tento speciál na tři články – dnes se budeme bavit o EMAILU – konkrétně o INBOXU!


Co si budeme nalhávat, každý, kdo pracuje v onlajnu, (nejen) potřebuje e-mail. Dneska nebudeme porovnávat, která schránka je lepší. Začínali jsme s Centrumem, zkusili si i Seznam, ale stejně jsme nakonec zůstali věrní Gmailu. Ondra od roku 2006, já od 2008. Neměnili bychom.

K našim soukromým gmailům přibyly doménové schránky @businessgram.eu, které rovněž spravujeme z našich gmailů. Ukážeme vám, co všechno Gmail zvládá, a jak nám odbavuje (nejen) kancelářské věci.

Založíte si gmail zdarma a máte okamžitý přístup ke všem aplikacím Googlu

Abyste mohli naplno ovládat aplikace od Google, potřebujete si založit účet. Založení je zdarma a zvládnete to za pár minut. Díky tomu získáte e-mailovu adresu něco@gmail.com.

Výhodou je, že pokud máte své webové stránky a doménový email (např. jako my info@businessgram.eu), můžete si adresu do gmailu propojit a nejen, že přijímáte, také odesíláte. K propojení budete potřebovat heslo k vaší schránce na doméně a SMTP přístupy od vašeho poskytovatele hostingu.

Nezapomeňte taky ve vaší schránce na doméně nastavit přeposílání do vaší gmailové schránky.

tohle je mimochodem standardní rozhraní gmailu a zde už vidíte, jak se přidávají jednotlivé adresy do google účtu

Do e-mailu můžete přistupovat buď přes Gmail nebo Inbox

Jaký je v tom rozdíl? Gmail jako takový je e-mailová služba, skrz kterou schránku ovládáte a vše v ní nastavujete. Inbox od Gmailu je nadstavba, která vám nabízí intuitivnější a příjemnější prostředí pro práci s emaily. Možná vám bude vyhovovat standardní rozhraní Gmailu (Google ji čerstvě modernizoval a není to zase tak špatné).

Inbox byl navržen týmem Gmailu, aby vám nabídl nový způsob, jak si udržet ve věcech pořádek a nezapomenout na to, co je opravdu důležité. Všechno, co máte v Gmailu – vaše e-maily, kontakty a štítky – najdete i v Inboxu. Gmail a Inbox se navzájem synchronizují, takže když něco uděláte v jedné aplikaci, najdete to i v té druhé. Gmail a Inbox mají mnoho společných funkcí, ale v něčem se liší. Inbox využijete nejlépe, když ho budete používat na všechny své e-maily. Ale když budete chtít, můžete kdykoli přejít zpět k Gmailu.

Podívejte se sami, jak je rozhraní Gmailu v základu “okleštěné”. Můžete si však přidat na pozadí motiv (nedoporučuju, zpomaluje!) nebo změnit kompaktnost zobrazení.

Klasická verze e-mailové schránky Gmail, kterou si samozřejmě můžete vylepšit např. pozadím nebo rozmístěním doručené pošty.

A tady už vidíte právě to intuitivnější rozhraní schránky v podobě Inboxu.

Inbox od Gmailu, který je víc kompaktnější a nabízí opravdu skvělé funkce

Jak si zprovoznit Inbox?

  1. Založte si e-mail na gmailu (pokud už jej máte, pokračujte na bod 2)
  2. Otevřete si v prohlížeči (doporučujeme zprovoznit přes počítač) Inbox
  3. Postupujte krok za krokem k propojení adresy (na poslední stránce po vás chce Inbox zaškrtat štítky – doporučujeme vybrat všechny kromě “Nízká priorita”)

Obě aplikace (Gmail a Inbox) jsou jak pro desktop (PC+notebook), tak na ně existují aplikace pro mobil či tablet (iOS, Android).

Takhle vypadá Inbox v mobilu (můžete si do aplikace přidat najednou až 5 emailů)

A teď pojďme mrknout na hlavní výhody Inboxu:


1.Náhled příloh

Skvělá funkce, díky které ani nemusíte email otevřít, abyste si zobrazili přílohy (fotky, videa, Youtube, PDF)

Kliknutím na náhled přílohy můžete fotku třeba rovnou vytisknout, uložit si ji na Google Disk, stáhnout do počítače nebo plusem a mínusem zvětšit či zmenšit
2.Odložení mailu na později

Znáte to: Přečtete si mail, ale nechcete na něj zrovna odepisovat. Jenže když vám takhle za den přijde mailů 10, ztrácíte se.

My si v BUSINESSGRAM maily třídíme dle priorit. Ty, které nehoří, počkají.

Můžete si vybrat konkrétní den a čas, kdy se vám má email připomenout nebo si nastavíte tzv. ranní, odpolední nebo večerní časy, které si vyhradíte pro odbavení konkrétních mailů (časy si nastavíte v Nastavení Inboxu > Ozubené kolečko v menu sloupce nalevo).

U každého mailu uvidíte ikonu “budíku”, kde si vyberete buď vámi přednastavené časy, nebo specifický den a čas. Klidně i za 2 měsíce 🙂
Všechny takto odložené maily vám navíc skočí do složky štítku “Odložené” vlevo v hlavní nabídce (oranžová).
3.Nastavení připomenutí

Potřebujete ve 4 odpoledne připomenout nějaký email nebo úkol ve schránce? No problem! Klikněte ve spodní pravé části na červené plusko (mimochodem tím pluskem také začínáte psát nový e-mail) a vyberte modrou ikonku “Připomenutí”.  Zapište si úkol, který se vám má připomenout.

Funguje skvěle i v mobilní aplikaci, takže o nic nepřijdete.

Připomenutí může být buď jednorázové nebo se může opakovat. Výhodou je, že všechna tato připomenutí vám protečou do vašeho Google Kalendáře

Pro plánování schůzek nebo komplexnějších úkolů bychom však doporučili Google Kalendář, který vám představíme v příštím návodu.

Stejně tak můžete k vašim mailům přidat připomenutí, které se vám budou zobrazovat jako headline každého mailu. Hodí se, pokud si chcete k mailu napsat nějakou poznámku.

Pod mailem vidíte drobným písmem text připomenutí. Kliknutím do textu jej můžete kdykoliv editovat, nebo úplně smazat.
4.Připínání zpráv

Je to takový ekvivalent “Zpráv s hvězdičkou”. Každý email si můžete označit tzv. modrou “Sponkou”. Jinými slovy požadovaný e-mail připnete do doručené pošty a v případě, kdy si potřebujete vyfiltrovat důležité maily, které třeba v ten den/týden chcete odbavit, už na ně nezapomenete.

Takto připnuté maily si vyfiltrujete v horní části stránky přepínačem.
5.Štítky

Jednoduše si vytvoříte obdobu složek, do kterých si rozdělujete e-maily podle typu nebo zařazení (např. pro konzultace, přednášky, online objednávky nebo dotazy od zákazníků máme speciální štítky, abychom se v mailech lépe orientovali)

E-maily se v doručené poště mohou zobrazovat dvěma způsoby:

  • Seskupené pohromadě pod některým štítkem jako Reklamy nebo Finance (nebo ty vaše, které si vytvoříte)
  • Samostatně (přímo v doručené poště)
Jakmile vytvoříte nový štítek, můžete se rozhodnout, jak se budou e-maily řadit (toto nastavení se dá dodatečně změnit)

Tip: Seskupujte si takové štítky, které používáte nejčastěji a potřebujete je mít po ruce. Např. “objednávky, poptávky, registrace, faktury apod.”

6.Speciální štítky

Jde o štítky jako finance, sociální sítě, fóra, služební a soukromé cesty, automatické nebo reklamy – vynikající věc, kdy vám Inbox automaticky filtruje zprávy podle jejich obsahu. Máte nad nimi samozřejmě plnou kontrolu a jednotlivým mailům můžete přidávat tyto štítky podle potřeby.

Uvítáte tuto funkci třeba ve chvíli, kdy si potřebujete filtrovat výpisy z účtu nebo reklamní maily (nabídky, slevy, akce od vašich oblíbených značek).

My je rádi využíváme třeba u pracovních cest, kdy se nám synchronizují e-maily související s cestováním, jako jsou potvrzení letenek, jízdenek (RegioJet) nebo hotelové rezervace (třeba z Booking.com).

U všech cest vám Inbox vytvoří složku s názvem lokality např. “Karlovy Vary”. Můžete si do těchto cest přidat třeba faktury z hotelu nebo důležité informace k dané lokalitě.


3 vychytávky, které osobně doporučujeme:


1.Přidejte si do schránky praktický podpis!

Možná už se vám taky stalo, že jste někomu potřebovali zavolat nebo najít jeho kontaktní údaje a dotyčný neměl v mailu tak banální věc, jako podpis.

Buďte profíci a podpis si vytvořte.

My máme vyzkoušený nástroj zdarma Mail Signatures, kde si vyberete z předem připravených šablon a jen dosadíte data, vaši fotku nebo logo, odkazy na vaše sociální sítě a šup s tím do mailu.

Aplikace Email Signatures vám vynegeruje podpis, který se zkopíruje do schránky (tzv. CTRL +C). Tento podpis musíte vložit (CTRL+V) přes GMAIL (ne přes Inbox!!!) . Přejděte do Nastavení: Obecné a ve spodní části je políčko pro podpis – nezapomeňte přiřadit podpis ke správné schránce
2.Přidejte si rozšíření do prohlížeče Chrome na ukládání odkazů nebo přeposílání webových stránek mailem

Výborný nástroj, který používáme prakticky denně. Funguje však pouze v případě, že máte na svém počítači prohlížeč Google Chrome. Musíte si jej nejdřív instalovat kliknutím na Google Obchod, a poté kliknout na +Přidat do Chromu. 

Tip!

Když si budete chtít do Inboxu uložit třeba oblíbený článek z našeho blogu na později, stačí být na konkrétním článku a kliknout v liště na obálku Inboxu.

Kromě uložení odkazu do mailu můžete také odkaz na stránku poslat přímo z vašeho Inboxu kamarádovi nebo kolegovi.
Všechny uložené odkazy najdete ve vašem Inboxu pod štítkem “Uložené” a také chronologicky seřazené v doručené poště.
3.Vyzkoušejte rozšíření Gmelius pro sledování emailů a pokročilejší práci s e-maily

My si Gmelius nemůžeme vynachválit. Jde o službu, která nám například hlásí, kdy si kdo otevřel náš e-mail, jestli na mobilu nebo počítači a z jaké lokace. Gmelius umí také připravovat koncepty mailů, plánování mailů (připravíte si maily třeba v sobotu, ale odešlou se až v týdnu, abyste před vašimi klienty nevypadali jako magoři, kteří makají o víkendu!!! 🙂 

Aplikace je v základu FREE, ale i prémiovka za pár dolarů měsíčně rozhodně stojí za to! Protože je Gmelius poměrně komplexní nástroj pro emaily, jeho návod dnes nebudeme rozebírat.

Líbil se vám náš návod? Budeme rádi, když do komentářů nasdílíte vaše tipy, jak se vám nejlépe pracuje s poštou.

Práce s e-maily by měla být radost a proto i my si ji usnadňujeme. V příštím díle se zaměříme na Google Kalendář a ukážeme vám, jak si v týmu plánujeme schůzky, jak si předáváme data o klientech a jak se díky tomu na schůzky dostáváme včas! 

2 názory/názorů na článek “1. díl – INBOX OD GMAILU | Praktické nástroje od Google, díky kterým řídíme naše podnikání

    • tým BUSINESSGRAMU
      tým BUSINESSGRAMU napsal/a:

      Lenko zdravím vás. Šablony e-mailů nepoužíváme. Jestli myslíte běžnou komunikaci s lidmi? (mimochodem Gmail i Gmelius tuhle funkci šablon má přímo v sobě). Odpověděla jsem na to, co vás zajímalo? Katka

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *